STUDI EKSKURSI STIKI Malang PT. Terminal Petikemas Surabaya & PT. Perkebunan Nusantara X Surabaya

Pada tanggal 14 Februari 2019 STIKI Malang mengadakan Studi Ekskursi ke dua perusahaan di Surabaya yaitu, PT. Terminal Petikemas Surabaya dan PT. Perkebunan Nusantara X. Studi Ekskursi diikuti oleh mahasiswa STIKI dari berbagai angkatan. Pada Studi Ekskursi ini bertujuan untuk mengetahui berbabagi hal mengenai Teknik Informatika dan Sumber Daya Manusia yang ada pada kedua perusahaan tersebut. Di bidang Teknik Informatika dijelaskan sistem apa saja yang dipakai dan bagaimana mengimplementasikannya di lapangan.

         

          Studi Ekskursi dimulai dari jam 4 pagi, berkumpul di kampus STIKI Malang. Setelah itu dilanjutkan menuju PT. Terminal Petikemas Surabaya yang bertempat di Jl. Tanjung Mutiara 1 Surabaya 60177 Jawatimur. Kegiatan Studi Ekskursi di Pt. Terminal Petikemas Surabaya ini dimulai dengan penjelasan maket PT. Terminal Petikemas Surabaya oleh ibu susan selaku perwakilan dari PT. Pelindo 3.

Dijelaskan bahwa PT. Terminal Petikemas Surabaya khusus menyediakan tempat untuk container import dan eksport dengan 92% internasional dan 8% domestik. PT. Terminal Petikemas Surabaya (TPS) merupakan salah satu perusahaan ”Joint Venture” (suatu perusahaan yang didirikan oleh dua atau lebih entitas bisnis untuk menyelenggarakan bisnis bersama dalam jangka waktu tertentu.) antara PT. PELINDO (Pelabuhan Indonesia) 3 dengan perusahaan asing Dubai port world.

          Disini juga dijelaskan berbagai macam alat alat yang dipakai untuk kepentingan menangani berbagai macam jenis container yang ada, contoh : adanya reefer plug untuk menangani container container yang membutuhkan pendinginan seperti buah, daging / makanan makanan yang mudah basi.

Adanya 2 instansi yang terlibat pada TPS yaitu, BEA Cukai yang menangani container container yang berisi benda benda, agar tidak ada penyelundupan barang illegal. Serta instansi karantina yang menangani flora dan fauna yang bertujuan untuk mengetahui ada atau tidak adanya virus yang dimiliki oleh flora dan fauna yang dapat mengancam kesehatan.
Pada PT. Terminal Petikemas Surabaya ini dalam 1 tahun khususnya pada 2018 ada sekitar kurang lebih 1.300.000+ container yang masuk, baik itu internasional maupun domestic. TPS menangani wilayah Jawa, Bali, NTT, NTB, Bali, Kalimantan & Papua. TPS sendiri memiliki pelabuhan dengan Panjang 50m untuk domestic dan 100m untuk internasional.

Dijelaskan oleh bapak Amin selaku IT manajer PT. Terminal Petikemas Surabaya bahwa TPS memakai sistem DGPS (Differential Global Positioning System) untuk menjalankan RTG (Rubber Tired Gantry) untuk membuat penanganan kontainer lebih aman, lebih produktif dan lebih dapat diandalkan.

Selain itu juga dijelaskan bahwa TPS juga memakai sistem aplikasi yang digunakan dalam pengoperasian terminal petikemas yaitu Terminal Operating System (TOS) yang terhubung dengan IRP (Interest Rate Parity) dan dengan account pay, dapat langsung terdebit secara otomatis dengan bekerja sama dengan bank bank tertentu (BRI, Bank Jatim,dll).

Setelah dari TPS kunjungan Studi Ekskursi berikutnya yaitu PTPN X (PT. Perkebunan Nusantara X). bertempat pada Jl. Jembatan Merah No 3-11, Krembangan  Surabaya 60175 Jawa Timur, Indonesia. Saya mendapatkan giliran sesi 2 jam 14.00 WIB untuk presentasi pada PTPN X, yang dipimpin oleh ibu siti selaku SDM dan bapak danang serta bapak muharoh selaku IT dari PTPN X.

PTPN X merupakan salah satu dari holding BUMN Perkebunan yang beranggotakan PTPN I, II, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XIV dengan PTPN III sebagai induk Holding BUMN Perkebunan. Diresmikan oleh Menteri BUMN Dahlan Iskan pada tanggal 2 oktober 2014. Dengan bisnis utama pada PTPN X yaitu :

1.     Industri Gula yang dipasarkan didalam negeri melalui persaingan bebas dan terkoordinir (lelang dan negosiasi), sedangkan pembeli produk tetes adalah pabrikan (End User) dan tender.

2.     Tembakau, dilakukan penjualan langsung kepada pembeli industri (pabrikan) dan pembeli pedagang (trader), juga dipasarkan ke luar negeri (ekspor) dengan mengirim produk contoh.

Unit Industri Gula PTPN X memiliki 11 Unit Pabrik Gula (PG) yang tersebar di wilayah Jawa Timur, yaitu PG Kremboong, PG Watoetoelis, PG Toelangan, PG Gempolkrep, PG Djombang Baru, PG Tjoekir, PG Lestari, PG Meritjan, PG  Pesantren Baru, PG Ngadirejo dan PG Modjopanggoong.

Kebun Tembakau Tembakau yang kegiatan usahanya dilakukan di wilayah kabupaten Jember, meliputi Kebun Ajong Gayasan dan Kebun Kertosari serta wilayah kabupaten Klaten meliputi Kebun Kebonarum, Gayamprit dan Wedibirit. Tembakau yang dihasilkan merupakan tembakau cerutu kualitas ekspor yaitu tembakau TBN/VBN dan FIN/FIK dengan grade NW, LPW, RFU dan Filler. Tembakau NO/VO dengan grade Dekblad, Omblad, dan Filler.

PTPN X dijelaskan oleh bapak danang dan bapak muharoh apa saja sistem yang dipakai pada PTPN X. PTPN X memakai SAP ERP sebagai sistem yang di gunakan, ERP sendiri merupakan aplikasi dari berbagai modul yang saling terintegrasi satu sama lain. Dijelaskan bahwa SAP (system application and product in data processing) merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP) yaitu tools TI dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.

PTPN X menggunakan SAP dengan 392 user, pada awal implementasi 181 user, adanya optimalisasi & pengalihan user karena penutupan pabrik gula dengan biaya lisensi SAP tidak dapat dikurangi. Dengan masalah kritis yang dihadapi antara lain : adanya delayed/keterlambatan input antara SAP vs LHP, efisiensi tenaga kerja seperti perhitungan bobot kerja dan padat karya, anasisa sumber data tunggal, tidak adanya dukungan manajemen. Maka PTPN X memilih untuk memakai aplikasi jadi & mengimplementasikannya.

Bapak muharoh menjelaskan 3 hal penting dalam sistem yaitu :

1.     Data : ada yang dinamakan “garbage object” jika data yang di input salah atau merupakan data sampah maka output atau konsumsi pada manajemen di session mapping yang keluar juga akan tidak tepat.

2.     Sistem : karena PTPN X memakai SAP maka sistem SAP tidak perlu dipertanyakan lagi, karena sudah banyak perusahan besar memakai sistem ini, dikarenakan efisiensi dan efektifitas sistem itu sendiri sudah terbukti.

3.     People : pada bagian ini people merupakan hal yang sangat penting untuk mengimplementasikan sitem yang ada, maka diperlukan pelatihan untuk sistem baru / memperkenalkan sistem pada user yang akan menggunakannya.

Dengan SAP sangat banyak dirubah pada kebiasaan bisnis proses yang di tarik dari base practice SAP, yaitu people nya sendiri. Dengan grafik pada PTPN X yaitu :

·       2014 blue print training : pada bagian ini memerlukan waktu yang lama untuk mengesahkan atau menyetujui dengan perhitungan dari benefit SAP.

·    2015 go live parallel sistem : adanya semangat yang tinggi untuk menggunakan SAP, tapi setelah mengetahui kesusahan yang dihadapi dalam menggunakan SAP ini maka ada penurunan semangat, maka diadakan lagi sosialisasi yang dilaksanakan pada tahun 2016

·       2016 reinitial balance single sistem : untuk para stopper stopper jika ada yang resistance resistance pada orang orangnya diadakan treatment dari management, dan kebanyakan adalah orang orang dari tim SDM.

·  2017 internal development general audited : pada bagian ini mulai ada kemajuan dan kestabilan maka mulai berani untuk membuka / mengembangkan bisnis bisnis baru yang diluar implementasi awal, dengan stabilization development pada tahun 2018 dan sampai tahun ini 2019 dengan adaptive sistem.

 PTPN X mengimplementasikan 9 modul pada SAP :

1.     Finance

2.     Controlling

3.     Material management

4.     Human capital

5.     Sales distribution

6.     Project sistem

7.     Production planning

8.     Planning Estate Management sistem (PEMS)

9.     Plant maintenance

Pada modul Finance dan controlling di tujukan untuk orang orang yang berhubungan dengan keuangan dari PTPN X ini, seperti pada bagian akuntansi, purchasing, finance, kasir, budgeting, cost control. Pada modul ini digunakan untuk menangani laporan keuangan, neraca, jurnal dan lain lain.

Modul material management yaitu modul yang berfungsi pada bagian logistic dari PTPN X seperti pencatatan keluar dan masuknya barang, pengadaan barang / mesin yang berhubungan dengan material management. Modul human capital yang digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan bagian SDM seperti cuti, kehadiran, profil karyawan dll. Pada sales distribution digunakan untuk modul penjualan barang barnag output dari PTPN X.

Project sistem modul berarah pada RKAP PTPN X. PTPN X memiliki budget yang dialokasikan untuk menjalankan proses bisnis selama 1 tahun. Dengan kata lain modul ini digunakan untuk rancangan keuangan yang dipakai oleh PTPN X.

Production planning modul menangani produksi yang dimulai dari bahan baku, proses & pencatatan pengolahan sampai menjadi bahan jadi & bahan jadi sampingan, dan semua hal itu tercata pada modul ini. PEMS Planning estate management sistem pada PTPN X di bagi menjadi 2 yaitu on farm dan off farm, pada on farm adalah  modul yang mencatat semua hal yang terjadi di farm.

Pada PTPN X PEMS khusus disebut program costum “Z” pada SAP disebut “Z” untuk cotum, dijelaskan juga karena ada pertanyaan “modul manakah yang sering diperbaiki?” dijawab oleh bapak muharoh “dikarenakan PEMS bukan modul baku dari SAP. Pada bagian PEMS ini merupakan bagian yang paling sering berubah pada masa bisnis berjalan.”.

Setiap ada perubahan pada bisnis sekecil apapun maka PEMS akan ikut berubah menyesuaikan mengikuti pada bisnis yang terjadi, sistem yang mengikuti perubahan bisnis yang terjadi. Modul Plant maintenance digunakan untuk menangani semua transaksi yang ada di bidang maintenance seperti kebutuhan mesin, komputer, hal hal yang ada pada pabrik, semua pencatatan itu tercatat pada modul maintenance PTPN X ini.

Pada saat sesi tanya jawab PTPN X menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan oleh mahasiswa STIKI salah satunya yaitu pertanyaan dari saudara Federico mengenai “apakah sistem yang digunakan oleh PTPN I sampai XIV adalah sistem yang sama atau kah berbeda satu sama lainnya?”.

Dan pertanyaan itu di jawab oleh Bapak danang “pada dasarnya sistem yang dipakai adalah sama yaitu SAP tetapi tipe yang dipakai berbeda, khusus pada PTPN X memakai tipe ECC 6,satu tingkat di bawah tipe yang dipakai oleh PTPN lainnya yang memakai SAP tipe terbaru yaitu tipe HANA” dijelaskan lebih lanjut mengapa PTPN X memiliki tipe yang berbeda dibanding dengan PTPN lainnya.

“mengapa PTPN X memakai ECC 6 yang satu tingkat di bawah PTPN lainnya adalah dikarenakan implementasi lebih dulu dilakukan oleh PTPN X sebelum adanya holding PT. Perkebunan, maka semua keputusan diambil oleh PTPN X. Maka dari itu PTPN X mengadakan lelang sistem dan menjadikan SAP sebagai sistemnya terlebih dahulu. Dikarenakan harga dari permintaan yang diajukan oleh PTPN X itu di setujui oleh pihak SAP, maka diberikan SAP tipe ECC 6.

Setelah berjalannya waktu, dan terbentuk lah holding PT. Perkebunan. Dan holding melihat bagaimana sistem SAP dapat bekerja pada PTPN X secara baik dan bagus, serta dengan efisien dan efektif. Maka holding PT. Perkebunan menggandeng atau bekerjasama dengan perusahaan Telkom untuk menggunakan SAP di seluruh PTPN. Dari kerjasama itu PTPN selain PTPN X memakai SAP tipe HANA yang terbaru.”

Setelah itu di tunjukkan bagaimana bentuk dari SAP E tipe ECC 6 yang digunakan oleh PTPN X dan cara memakai SAP untuk mencari atau bahkan mengetahhui stok bahan baku dan produk yang dihasilkan. Secara desktop tampilannya seperti JAVA dikarenakan basic dari SAP seperti JAVA. SAP memiliki shortcut yang bernama Transaction Got (TGot) untuk mempermudah user mempersingkat waktu.

Pertanyaan lainnya dari mahasiswa STIKI “ Bagaimana menghadapi atau menyiapkan diri dalam perbedaan antara duni industry (pekerjaan) dengan dunia perkuliahan?” bapak muharoh menjawab “ cara menghadapinya adalah mengikuti berbagai kegiatan atau project project yang ada untuk melatih kemampuan diri dan memperluas jaringan.”

Bapak muharoh juga mengatakan “ tetapi lebih baik untuk focus menyelesaikan skripsi nanti kalau sudah kerja pasti terkejar sendiri, awal awal itu saya dulu niatnya memang belajar tapi dibayar, masuk kerja saja saya tidak mengerti apa apa, sangat berbeda dari yang di pelajari di perkuliahan. Jadi saya waktu itu ikuti saja ya kalua sudah dapat ilmunya sudah cukup tapi kalua mau lebih baik ya silahkan.”

Bapak danang juga menambahkan pendapatnya dengan ilustrasi “ kalua masuk dunia kerja memang sering kali beda jauh dari yang didapatkan dari perkuliahan.” ”ilustrasinya seperti gelas, seperti kata mas danang kita masuk dunia kerja lalu kita merasa gelas kita penuh atau hampir penuh ini nanti kalua kita belajar itu yang kita dapatkan tidak terlalu banyak, artinya sebisa mungkin kita open minded.”

Lalu ibu siti sebagai bidang SDM menambahkan bahwa “ membuat CV sebaik baiknya karena pada CV menggambarkan diri maka dibuat sekreatif mungkin, terlebih anak anak IT. Kalau CV nya kreatif maka HRD akan tertarik “oh orangnya kreatif.”. ”sering sering magang untuk menambah portofolio karena biaanya HRD melihat pengalaman kerja, semakin banyak pengalaman maka semakin banyak nilai plusnya”.

Setelah Studi Ekskursi dari kedua perusahaan tersebut, yaitu TPS dan PTPN X saya mendapatkan sebuah pembelajaran baru. Bukan hanya sistem yang digunakan dan bagaimana suatu perusahaan dengan berabagai macam hal didalamnya yang saling terintegrasi satu sama lain untuk membuat perusahaan itu berjalan dan menjadi besar saja, tetapi saya juga mendapatkan suatu motivasi dengan mengutip kata kata dari kedua perusahaan yang sudah di kunjungi.

Disampaikan oleh bapak amin selaku IT manager di PT. Petikemas Surabaya (TPS) “orang yang berhasil, dapat berkomunikasi dengan dirinya” “memanfaatkan waktu yang ada semaksimal mungkin, dan tidak berpasrah dengan keadaan, karena keadaan bukanlah penghalang melainkan suatu motivasi untuk menggapai lebih. Dengan termotivasi lalu memanfaatkan kemampuan / ability yang dimiliki dan berkonsentrasi pada tujuan akan menghasilkan kesuksesan.”

Oleh bapak Muharoh IT PTPN X “ kita harus bisa cepat beradaptasi dengan perubahan yang ada, agar kita tidak tertinggal dan menjadi terbelakang.” Motivasi dari kedua sumber pada masing masing perusahaan membuat saya menjadi sadar bahwa focus dalam segala hal sangatlah penting, tetapi juga harus bisa fleksibel dalam hidup agar bisa menyesuaikan diri dalam segala hal. Maka saya bersedia bekerjasama dengan perusahaan perusahaan yang membutuhkan keahlian saya.

Saya harap untuk kedepannya studi ekskursi lebih dalam lagi dalam hal managemen perusahaan dan ilmu IT terbaru yang di gunakan perusahaan. Karena setelah saya mengikuti studi ekskursi, tidak semua hal yang ada di perkuliahan akan sama persis dengan yang ada di dunia kerja. Dan saran saya mungkin bisa menambah materi perkuliahan yang berhubungan langsung dengan dunia pekerjaan agar tidak “kaget” saat terjun ke dunia pekerjaan setelah dari perkuliahan.

Sekian laporan saya untuk memenuhi nilai tugas khusus dengan mengikuti studi ekskursi tahun 2019. Jika dalam perkataan dan perbuatan saya selama mengikuti studi ekskursi dan dalam laporan ini yang tidak berkenan saya minta maaf.